Kyocera Dell XEROX canon samsung
Регистрация (Регистрация необходима для доступа к online-консультации, техническому форуму и оформлению заказов) / Забыли пароль?

Электронный документооборот

 
 

На сегодняшнем гиперконкурентном мировом рынке
победитель от проигравшего отличается тем,
насколько прогрессивно он использует информационные технологии.

 
 
Оптимизация документооборота и контроль за обработкой информации — эти процессы имеют ключевое значение в системе управления любого учреждения.

Ежедневно требуется обрабатывать огромное количество документов в масштабах всей организации, а многие документы пораждают лавину сопровождающих документов. Все эти потоки приходиться контролировать и перераспределять между различными подразделениями.

30% — рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов и другие рутинные операции
15% — документов безвозвратно теряется
80% — времени руководитель тратит на работу с информацией.
/Siemens Business Servicers/

Поэтому от правильного решения таких задач, как оперативное и качественное формирование документов, контроль исполнения, четкая организация хранения, поиска и использования документов, отлаженность работы справочно-информационнной службы, самым непосредственным образом зависит эффективность управления организации в целом.

Понимаем, что не возможно управлять экономикой предприятия основываясь только на профессиональную интуицую, поэтому предлагаем создать корпоративную информационную систему управления знаниями.

Система электронного документооборота позволит:
  • автоматизировать и повысить эффективность работы во всех функциональных подразделениях на 20—25%;
  • повысить трудовую дисциплину («прозрачность» деятельности каждого сотрудника);
  • сократить время прохождения информации, требующейся для принятия управленческих решений;
  • создать единое информационное пространство и оперативно действующие коммуникационные каналы связи между сотрудниками различных функциональных и территориально-распределенных подразделений;
  • вести единый стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий защищенность и своевременный доступ к информации;
Пользователем системы является каждый сотрудник, задействованный в процессе электронного документооборота. Но в первую очередь, система предназначена для руководителей всех уровней, позволяя получить им целостную картину о ходе подготовки и обработки документов.
  • Сотрудникам администраций и муниципальных структур система электронного документооборота позволит предусмотреть регистрацию обращений граждан, автоматизировать рутинные бизнес-процессы, осуществлять поиск необходимой информации, вести контроль исполнения документов.
  • Сотрудникам секретариата и делопроизводства- автоматизировать рутинные бизнес-процессы (автоматический ввод информации с бумажных носителей, быстрая регистрация входящих и исходящих документов, рассылка документов руководителям на рассмотрение и и ответственным на исполнение). Осуществлять быстрый поиск и обработку документов за счет единого стандарта работы с документами. Повысить эффективность работы с документами на 75%
  • отделу продаж, сбыта, снабжения- вести электронную картотеку клиентов и контрагентов, истории контактов, переписки с клиентами и поставщиками, контроль и планирование работы с договорами.
  • работникам инженерных служб- учитывать объекты инженерного хозяйства. Осуществлять планирование и контроль за обслуживанием и ремонтом оборудования. Обеспечить контроль договоров и оплат по инженерным службам.
Если на Вашем предприятии:
  • Недостаточный обмен информацией между подразделениями
  • постоянные проблемы с учетом и прогнозированием
  • Информации так много, что нужную невозможно выделить
  • Многократный ввод одних и тех же данных
  • Информация находится только у ключевых сотрудников и теряется при их уходе
  • Горы бумажных документов
  • «желтые» листочки на всех ПК
  • требуется длительный или сложный поиск данных

Время пришло задуматься о создании полноценной системы управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением.